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机关公文写作特点浅见
文章出处:  文章作者:  添加时间:2013-07-09 11:22:38  点击次数:
 

公文是公务文书的简称,公文写作就是公务文书的起草,这是机关的日常基础工作之一。要想起草好公文,就得了解公文的特点。那么公文不同于其他应用文体的独特之处在那里?本文从三个方面谈谈对公文写作的浅见。

一、写作的受命性

公 文的内容,时间,形式,要按照领导的意图,或决策层和全体成员意愿,在相关主要领导人的授意下进行“遵命”写作。这是公文写作的双主体性所决定的。因此公 文写作是命题作文、“奉命作文”,必须按领导意图,组织要求来写。这一点与文学创作等其他写作最大的不同点。因此,能否贯彻领导意图,充分表达组织意愿, 是衡量公文写作是否成功的一个重要标准、标尺。

领 导意图,组织意愿,只是个笼统的说法,在现实的工作中,领导同志发现了某种情况,产生了某种想法,提出了某种要求,并想通过文字将这些想法、要求、情况来 上传或者下达的时候,就产生了起草、制发公文的动机。一般来说,领导同志交待发文意图有时候可能详细一点,有时候往往比较原则,也可能三言二语,只是一个 粗线条的轮廓。如何才能在起草文件时正确体现领导意图?要针对不同的情况具体问题具体分析。一是对于领导交待清楚明确的,直接按领导的意见办。二是领导交 待简单的,要在接受起草任务以后,根据领导的交待进一步的思考,要结合当前点、面工作情况等去领导同志的意图,以进一步细化、深化。三是有时候领导意图没 有点破,要靠工作实践中去理解和揣摩。

二、代机关立言

公文的法定“作者”是各级机关,公文就是传达机关声音的“载体”、“传声筒”。或是为了传达上级精神,或是为了指导实际的工作,或是处理工作中的问题,或是联系公务、交流情况。“代机关立言”,其本质是机关意志的体现,这也是公文最重要的职责、使命之所在。

过 去人们常常讲立行、立功、立德、立言,立言最难。公文写作与立言十分相似,白纸黑字落实到书面上,来不得半点差错和马虎。既便出错能改,可是造成的影响无 法挽回。从这个角度讲,公文要代机关立好言不容易,要达到立得住、立得牢、立得稳的总要求,必须注意以下八个方面的具体问题:

一 是要合法。政治和法律问题这是公文的底限,立得住、立不住的关键所在就是不出政治问题、不违反法律。这些问题好象离我们的日常业务工作很远,说远其实也不 远。比如说有关政治性词汇的表述和提法,使用时就必须跟上级的说法保持高度一致。比如常见的“高举中国特色社会主义伟大旗帜,全面贯彻党的十七大六中全会 精神,以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观”等等,要注意与上级保持一致,不能创新。再有就是要有法律意识。尽管基层单位 绝大部分业务内容是落实执行上级政策的事,但也要制定印发一些规范性文件,对此一定要慎之又慎,该征求意见的征求意见,该走的程序要坚持,该上会研究的就 得集体通过,宁可出得慢些、晚一些,不能出差错,不能捅漏子。再次不能同以往系统、行业规定、办法相违背。政策打架,让下面无所适从不行。要注意眼睛要往 前看,前面制定的制度规定办法是否还在继续使用,执行新的就要废止旧的。第四就是一定要切实可行。办不到的不能写。眼睛要向下看,了解基层的实际,根据上 级的要求,结合本地实际提出切实可行的措施意见。行不通的不宜写进文件。

二 是要鲜明。公文则是“有为而作”,是根据实际需要,为了达到某个具体目的而写的,是用来解决实际问题的,不能象文学作品那样隐诲、曲折,让读者自己去理 解。为此要做到有什么说什么,直言不讳,明确表态;赞成什么,反对什么,提倡什么,禁止什么,哪些成绩应该表扬,哪些缺点需要克服,哪些经验应该吸取,哪 些问题需要解决都应旗帜鲜明,含混不清不行。不论是上行文,还是下行文,要 办什么事,想解决啥问题,一定要清清楚楚、明明白白地表达出来。否则的话,往往耽误运作,造成工作被动。分不清主次,冲淡主题是影响主题鲜明的一个重要问 题。有的公文写着、写着就偏离主题,枝蔓丛生,杂乱无章,让人不得要领。人家都说花开一朵,各表一枝。往往是写起来刹不住车,花开朵朵,淹没树枝。删繁就 简三秋树,领新标新二月花。公文写作主题的鲜明就是要追求这么一种效果。秋天的树大部分叶子已经调零,枝枝杈杈就突显出来了。又好比画一幅梅花,笔下的铜 枝铁干遒劲有力,枝上略微点上几点梅花,给人一种雪后一枝梅的清新,仿佛能闻到傲雪开放的清香。公文写作就要借鉴这种方法来突出主题。

三 是要得体,就是说行文语言、语气一定要符合制发机关身份,因此起草的时候就有个角度转换的问题。用一句通俗的话来说,就是应该做到身在卒位,胸为帅谋。同 演讲一样,要看什么人讲,对什么人讲,不同的时间、地点、场合都要具体问题具体分析,到什么山唱什么歌。根据机关层次来讲,一般来说,级别高的机关,处于 领导层,行文站位高,多讲一些整体工作情况,提一些原则性宏观的要求;低层次的单位属执行层,行文立足本单位实际,就必须明确具体的有可操作性的措施。另 外,还有一个根据不同行文对象选择恰当的语言、口气的问题,向上级机关汇报工作、反映情况,要实实在在,一是一,二是二,成绩不夸大,问题不隐瞒。尤其是 对成绩,不要把话说得太满,不要讲过头话,不要动辄就取得了突破性进展,达到了国际领先水平,填补某项空白,取得了显著的成效等等,应尽量用事实说话,用 数据说话,不过多地堆砌修饰性用语,要追求一种平实、质朴的文风。向上行文,就和平和、谦恭、用“恳请上级帮助解决”这样的语句以体现对上级的尊重。不能 用“请尽快批复“,请督促尽快解决等不适当的语气。平行的商洽性的行文应当谦逊和蔼,不可居高凌下,盛气凌人。但是也没必要过分谦虚。向下行文,形势、道 理要讲清讲透,让大家不仅知道要干什么吗,还得知道为什么要这样干,让大家干得心悦口服才行,不能让人家觉得你是高高在上,发号施令。此外,还要结合具体 的工作环境,如防汛形势十分严峻了,紧急通知就得体现防汛工作的紧张气氛,不能在一字一句精雕细刻而影响时效。

四 是要准确。准确是公文的生命线。要把文件写准确,首先是选词造句要推敲,把握好词语的内涵和外延,具体来说,一个词、一句话只能有一个解释,不能这样理解 也行,那样理解也中,更不能给那些善于从文件上找空子的人留下可乘之机。尤其是一些比较低级的错误,如成立领导小组把领导同志和其他同志的名字与职务搞 错,或把名字写白等。这在会议纪要的起草时也经常出来类似问题。其次注意词语搭配、组成句子要符合语法逻辑,讲不通才行。比如“要高度重视今年我省黄河防 凌形势”这句话,认真分析一下,我们一般说面临的形势严峻,形势怎么能够重视起来呢,高度重视某项工作讲得过去,重视形势恐怕讲不通。这就是搭配不当的例 子。再如“坚决杜绝类似现象再次发生”。现象如何能发生,现象是出现,事件是发生。应该改成坚决杜绝事件再次发生。有时模糊也是一种精确。有些工作不好定 量,只好定性,这时候要用模糊语言。使用模糊语言有些特定标志,比如:表时间有“目前,近来,当前,日前”;表范围的有:“有关、相关”;表条件的有:经 研究,因工作需要等等。模糊语言使用的好,一样可以达到精确的目的。

五 是要有序。有序就是有条理的意思,也就是如何安排摆布文件内容的问题。包括如何开头与结尾,如何安排层次与段落,如何进行过渡与照应等。就象汉字的笔画都 一样,但结构搭配不同给人的感觉不一样。书法家写出的就是艺术,我们一般人写出来就是涂鸦。可见,结构安排非常重要,结构安排得当,有助于突出主题,使文 件成为一个有机的整体。仔细研究一些文件,能够发现其中一些比较固定的模式。比如说,一篇公文,先讲开展此项工作的重要性,再讲指导思想,总体要求和目标 任务,接下来讲是对开展某项工作的具体论述,最后讲加强组织领导。当然文无定法,无论如何写,结构上如何安排,在逻辑上都要让人觉得是合理的。比如有的稿 子前面讲了提高认识的内容,后面加强领导时再讲高度重视,就不宜重复。有的文件把具体议程写在会议通知里面,也不合适。

六 是要庄重。公文有法定的权威性和约束力,语言的庄重,正是公务活动公正立场和严肃态度的体现。体现公文语言的庄重,注意一方面用语语气坚定,言辞有力,态 度严肃,斩钉截铁,字里行间透出权威性和庄重感,使受文者闻之肃立,闻者足戒。另一方面应尽量使用规范的书面语言。应该以典型的书面语体为主,不宜使用方 言士语和口语。口语是生活中的语言,比较简短、活泼,不够文雅、庄重。书面语言是在口语的基础上加工而成的,比口语更加郑重。两种语体没有高低之分,公文 写作不宜使用口语。此外,还要注意使用约定俗成的固定词语和句式。这些词语用途稳定,约定俗成,有助于应用文语言的准确和简练。

七 是要周密。公文具有法定的效力,是要用来执行的。必须十分贴切、准确地体现发文机关的意图,不能有漏项,丢三落四,让执行的人不知所措。如何解决这个问 题?要对公文内容涉及的方方面面,都要考虑周全,甚至有些不一定写到文件里的特殊情况都要提前有所谋划、准备。不能想到那里说到那里,比如说起草会议通 知,往往涉及到十多个方面的内容,如会议的名称、地点、日程、参加人员(规格、名额),报道时间、地点、要求(如是否携带材料),联系方式、食宿安排等 等,这一系列事情考虑全面后再发,否则就可能一而再、再而三发补充通知。因此,起草文件时要超前考虑,认真细致,严谨周密,尽量不要出现类似问题。

八是要简洁。就是尽可能用比较少的语言表达丰富的内容,这样既节省写作时间,也节约阅读时间,有利于提高工作效率。尤其当前,各项工作任务重、头绪多,行文简洁值得提倡。某省商业集团公司给省政府报告年度工作总结,只用了500个 字,受到了省领导的表彰。国外台湾、香港、日本的公文都比较简短,有的没有开头,没有结尾,只写事由,写送给谁,什么事,联系人,事情说完了,就结束了。 这种做法值得借鉴、学习。文山削不平,会海填不满,现在各级领导同志案头文件太多,如果能从篇幅上先减一减,也是一个不错的尝试。文件要写得简洁,就得去 掉那些可有可无的空话、套话,去掉不必要的穿靴戴帽。再有就是不记流水帐,不搞大而全、小而全,该详则详,该略则略。

三、带着镣铐跳舞

公 文由于其重实用讲效率,为了方便、快捷、有效地办理事务,形成了自身特有的、相对固定的制发程序和写作格式。国家行政机关公文格式的统一规定为:“公文一 般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等十几个部 分组成。”上述各项在文稿中的位置是确定的,就是用纸、书写、装订也都有统一规定。起草好公文,必须装在这个“框框”里。就象写律诗、填词牌一样,字数、 韵律、曲调都规定定好了,无论什么内容,都要按规定好的格式来写。用“带着镣铐跳舞”比喻公文的写作也是非常贴切的。公文的格式就是外在的形式,公文内容 需要这个固定的格式来体现,内容与格式是公文有机整体不可分割的两个方面,格式不规范的公文不是一篇完美的公文。因此,起草、印发公文一定要遵守好这个格 式,这个体式有一套国家标准,这里不再详述。(闫训立)

 
 
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